30 Günden 3 Güne: Denetim Çözüm Süresini Hızlandırma 

Kimsenin övünmediği denetimden bahsedelim: denetimden sonra neler olur?

Anladınız. Sorunlar belgelenir, rapor paylaşılır ve sonra hiçbir şey olmaz. Sessizlik. Bir hafta geçer. Sonra bir hafta daha. Belki biri hatırlatma gönderir. Belki göndermez. Peki sorunlar? Hala varlar.

Bu çok sinir bozucu, özellikle de sorunu ilk ortaya çıkaran kişi sizseniz ve şimdi herkese sorunu çözmeleri için sürekli hatırlatmak zorunda kalıyorsanız.

Anlıyoruz. Biz de bunu yaptık. Hem de çok kez. Ve bu fenomeni farklı sektörlerde de gördükten sonra, bu konuda bir şeyler yapmamız gerektiğini düşündük.

Denetim Sorunlarının Çözülmesi Neden Bu Kadar Uzun Sürüyor?

Kısa cevap mı? Çünkü sistem bozuk.

Uzun cevap mı? Çünkü kimse gerçekten takipçinin sahibi değil.

Genellikle şöyle olur: bir denetim yapılır, bazı bulgular işaretlenir (diyelim ki 12 tane) ve biri bunları bir elektronik tabloya aktarır. Bu tablo bir ekibe e-posta ile gönderilir veya bir sürücüde paylaşılır. Muhtemelen bir toplantı yapılır. Herkes başını sallar. “Bunu halledeceğiz.”

Sonra gerçek hayat devreye girer. Depo telaşlı bir hale gelir. Site yöneticisi birkaç günlüğüne ayrılır. BT departmanı başka bir projeyle meşguldür. Ve birdenbire üç hafta geçer ve biri “Hey, yangın söndürücü denetimi ne oldu?” der.

Kimse bunu kimin yapacağını hatırlamıyor. Sorun hala devam ediyor.

Ve işte bu şekilde, basit bir şey uyum riski haline gelir veya daha da kötüsü, tekrarlanan bir bulgu haline gelir.

Gerçekçi olalım: her denetim sorunu bir saatli bomba değildir. Ancak bunlar birikmeye başladığında riskler katlanarak artar.

Yavaş Denetim Çözümlerinin Gizli Maliyeti

Sizi gafil avlayan küçük şeylerdir. Kayıp bir etiket. Tıkalı bir çıkış. Süresi dolmuş belgeler. Çok geçmeden, ihmal gibi görünen bir sürü küçük sorunla karşı karşıya kalırsınız.

Çözülmemiş denetim bulguları nedeniyle sözleşmelerini kaybeden ekiplerle konuştuk. Bir uyum görevlisi bize şöyle dedi:

“Sorunların kendisi değil, iki ay boyunca çözülmeden kalması müşterimizi tedirgin etti.”

Ve bu gayet makul. Eğer döngüyü kapatamazsanız, insanlar başka neler kaçıyor diye merak etmeye başlarlar.

Neden elektronik tablolar ve e-postalar artık işe yaramıyor?

Eskiden sorunun hesap verebilirlik olduğunu düşünürdük. Öyle değil. Sorun netlik.

Hesap tabloları yaklaşık beş dakika boyunca işe yarar. Ancak birden fazla siteye sahip olduğunuzda veya sorunları çözmekten sorumlu birden fazla kişi olduğunda, başınız belaya girer.

Genellikle şu sorunlar ortaya çıkar:

• Görevler listelenmiştir ancak atanmamıştır.
• Son tarihler belirsiz veya eksik.
• Güncellemeler rastgele yorum hücrelerinde gizlidir.
• Sürekli bunu talep etmediğiniz sürece, görünürlük yoktur.
• Peki ya e-postalar? Diyelim ki, tüm denetim raporlarının Outlook'un arafında kaybolduğunu gördük.

Peki, gerçekten ne işe yarıyor?

Öğrendiğimiz şey şudur: düzeltme, sahiplenmeyle başlar. Ve sahiplenme, zaman içinde donmuş raporlarla değil, gerçek zamanlı sistemlerle başlar.

Fieldpie‘de, denetim bulgularını eyleme geçirilebilir, izlenebilir hale getirip gerçekten kapatmak için tam da bu sorunu çözmek üzere platformumuzu oluşturduk.

İşte nasıl olacak:

• Bir denetçi, denetim sırasında bir sorun tespit eder ve bunu telefonuna kaydeder.
• Bu konu hemen bir göreve dönüşür: atanan görev, teslim tarihi ve destekleyici resimler.
• Atanan kişi cep telefonuna bir uyarı alır (günde üç kez gelen kutusunu açması gerekmez).
• İlerleme gerçek zamanlı olarak takip edilir. Yöneticiler, neyin çözüldüğünü ve neyin geride kaldığını görebilirler.
• Görev tamamlandığında, kanıt yayınlanır ve sorun kapatılır.

İşte bu kadar. Basit ama devrim niteliğinde.

 Bir demo talep edin ve operasyonlarınızı nasıl dönüştürebileceğini görün!