30 Günden 3’e: Denetim Çözüm Süresini Nasıl Hızlandırırsınız?

Denetim sonrası süreci konuşalım: denetim bittikten sonra ne oluyor?

Durumu biliyorsunuz. Sorunlar belgeleniyor, rapor paylaşılıyor, sonra… hiçbir şey olmuyor. Sessizlik. Bir hafta geçiyor. Ardından bir hafta daha. Belki biri hatırlatma gönderiyor, belki göndermiyor. Sorunlar ise hâlâ duruyor.

Bu çok sinir bozucu, özellikle de sorunu ilk fark eden sizseniz ve şimdi herkesi sürekli düzeltmeye teşvik etmek zorundaysanız.

Anlıyoruz. Biz de yaşadık, çokça. Ve bu durum sektörler arasında yaygın olunca, bir şeyler yapmamız gerektiğini düşündük.

Denetim Sorunları Neden Bu Kadar Uzun Sürede Çözülüyor?

Kısa cevap? Çünkü sistem bozuk.

Uzun cevap? Çünkü kimse takipten gerçekten sorumlu değil.

Genellikle olanlar şunlar: denetim yapılır, bazı bulgular (örneğin 12 tane) işaretlenir ve biri bunları bir tabloya aktarır. O tablo bir ekibe e-posta ile gönderilir veya bir sürücüde paylaşılır. Muhtemelen bir toplantı olur. Herkes başını sallar: “Biz hallederiz.”

Sonra gerçek hayat devreye girer. Depo karışır. Saha müdürü birkaç gün izne çıkar. BT başka bir projeyle meşguldür. Ve üç hafta sonra biri, “O yangın söndürücü denetimi ne oldu?” diye sorar.

Kimse kimin yapacağını hatırlamaz. Sorun hâlâ durur.

Ve böylece basit bir mesele uyumluluk riski ya da daha kötüsü tekrar eden bir bulgu haline gelir.

Gerçekçi olalım: her denetim sorunu zamanla patlayacak bir bomba değildir. Ama üst üste gelince riskler katlanır.

Yavaş Denetim Çözümünün Gizli Maliyeti

Sizi yavaş yavaş yakalayan küçük şeylerdir bunlar. Eksik bir etiket. Kapalı bir çıkış. Süresi geçmiş belgeler. Çok geçmeden, ihmal gibi görünen bir sorun yığınıyla karşı karşıya kalırsınız.

Biz, çözülmemiş denetim bulguları yüzünden sözleşme kaybeden ekiplerle konuştuk. Bir denetim görevlisi şunu söyledi:

“Sorun değil, iki ay açık kalması sorun yarattı. Bu bizim müşterimizi endişelendirdi.”

Ve haklılar. Süreci kapatamazsanız, insanlar başka nelerin gözden kaçtığını düşünmeye başlar.

Neden Exceller ve E-postalar Artık İşe Yaramıyor?

Eskiden sorunun hesap verebilirlik olduğunu düşünülürdü. Değil. Sorun netlik.

Tablolar beş dakika işe yarar. Ama birden fazla saha veya sorumlusu olduğunda, işte o zaman sorun başlar.

Genelde yanlış gidenler:

• Görevler listelenmiş ama atanmış değil.
• Son teslim tarihleri belirsiz ya da yok.
• Güncellemeler rastgele yorum hücrelerinde gizlenmiş.
• Görünürlük yok, sadece sürekli soran kişi görebiliyor.
• E-postalar mı? Tüm denetim raporlarının Outlook’ta kaybolduğunu gördük.

Peki, Gerçekten Ne İşe Yarıyor?

Öğrendiğimiz şey şu: çözüm sahiplenmeyle başlar. Sahiplenme ise gerçek zamanlı sistemlerle, zaman içinde donmuş raporlarla değil.

Fieldpie platformumuzu tam bu sorunu çözmek için geliştirdik: denetim bulgularını harekete geçirilebilir, takip edilebilir ve gerçekten kapanan işlere dönüştürmek.

İşte nasıl işliyor:

• Denetçi denetim sırasında bir sorun bulup kaydediyor.
• Bu sorun hemen bir göreve dönüşüyor: atanıyor, son teslim tarihi ve destekleyici fotoğraflar ekleniyor.
• Görevli bildirim alıyor (günde üç kere e-posta kontrol etmek zorunda değil).
• İlerleme gerçek zamanlı takip ediliyor. Yöneticiler neyin çözüldüğünü ve neyin geciktiğini görüyor.
• Görev tamamlandığında sisteme yükleniyor ve sorun çözülüyor.

Hepsi bu. Basit ama devrim niteliğinde.

Demo talep edin ve operasyonlarınızı nasıl dönüştürebileceğini görün!